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スナックの新規開店のための準備を進めていく中で、
・「伝票はどんなものを使えばいい？」
・「どうやって伝票を書けばいい？」
と、スナック経営における伝票に関して悩むママは多いのではないでしょうか。
そこで今回は以下の内容について紹介していきます。
- ・そもそもスナックの伝票って？
- ・スナックにおける伝票の使用方法、記入タイミング
- ・スナックで紙伝票がおすすめでない理由
スナック伝票の作成・管理方法についてしっかり押さえておきたい！という方はぜひ参考にしてください。
スナックの伝票とは
スナックを営業する際には伝票は必須。
伝票にはお客さんが注文したメニューを記載する以外にも様々な役割が存在します。
また、一般的な飲食店の伝票とも役割が異なるので、まずはスナックの伝票について知っておきましょう。
スナックの伝票には役割が2つある
伝票とは簡単に言えば「取引を記録する書類」の事を指し、スナックにおける伝票は主に以下2つの役割を持ちます。
- ・お客さんへのお会計を示す
- ・売上の記録として残しておき、確定申告の際などに用いる
よって、スナック経営において伝票の管理が出来ていないと、
- ・お客さんがお会計に対して不信感を抱く
- ・税務調査に入られた際に追加課税を受ける恐れがある
- ・日々の売上を正確に把握できず、戦略的な経営ができない
といったリスクが生じます。
まずはスナック経営において伝票の管理は非常に大切であることを覚えておきましょう。
スナックでは水商売専用の伝票が使われている
伝票はに様々な様式のものがあります。一般的な飲食店の伝票だとかなり使いづらく感じてしまいます。
水商売専用の伝票だと
- ・指名
- ・時間
- ・同伴
等を記入できるため、専用の伝票を使用するのがおすすめです。
水商売専用の手書き伝票
水商売専用の紙伝票の使用・記入方法
伝票管理は大切だと述べましたが、実際にどのように紙伝票を使用していけばいいのでしょうか？
効率よく伝票を作成・管理していくために、水商売専用の紙伝票の記入方法・記入タイミングについて詳しく紹介していきます。
伝票番号と日付を事前に記入する
まずは、事前に伝票番号と取引の日付を記入しておくようにしましょう。
伝票番号と日付をしっかり書いておくことで、お金の出入りの透明度が高められたり、計算間違い等を防ぐことに繋がります。
結果として伝票の「取引の証拠」としての信頼度が高まり、以下のようなメリットを得ることが出来るでしょう。
- ・従業員の不正や簡単な計算ミスを防止できる
- ・税務調査に入られた際にあらぬ疑いを掛けられにくくなる
面倒かもしれませんが、空き時間に事前に記入を済ませておくことをおすすめします。
お客さんの来店時の作業
続いて、お客さんの来店時には以下を伝票に記入するようにしましょう。
- ・来店時間
- ・お客さんの人数
- ・テーブル番号
- ・セット料金
こういった情報もあるのとないのとでは伝票の信頼度がかなり異なってきますので、書けるうちに書いておくといいです。
特に来店時間はタイミングを逃すと忘れてしまう可能性も高いので、来店時にすぐ書くよう癖を付けておきましょう。
注文時の作業
伝票はお金の出入りを記録するものなので、注文を記入することは特に重要です。
この際、以下のようなミスに注意してください。
- ・お酒の料金を間違える
- ・注文内容を書き忘れる
- ・キャストのドリンクで「誰が飲んだか」を間違える
こういったミスが増えれば増えるほど、お客さん、キャスト、税務署等からの信頼が失われていきます。
結局自身が苦労することになるので、取引記録は特に注意して記入するようにしましょう。
会計時の作業
注文時と同じく、会計時の伝票作成も非常に重要な作業となります。
お会計の際はすべての金額を計算してお客さんに提示する必要がありますが、以下のようなケースに十分注意しましょう。
- ・合計金額の計算間違い（お酒を飲んでいる際は特に注意）
- ・忙しいときは伝票計算することでお客さんを待たせてしまう
特に忙しい際に計算するのは大変。
お客さんを待たせてしまったり不機嫌にさせてしまったりする可能性もありますが、ミスのないよう落ち着いて伝票を作成しましょう。
閉店後の作業
最後に、閉店後は伝票の確認作業を行いましょう。
この際に行うのは、主に以下の2つ。
・キャストがいる場合、キャストの成績の集計を行う
閉店後ということで、疲れている中でこれらを行うのは中々大変ですが、ここまで紹介してきたように、紙伝票を使用する場合は地道かつミスが許されない作業が多く求められます。
よって、万が一のためにも、しっかりと管理を行うようにしましょう。
POSレジの場合
ここまでは紙伝票の作成・管理方法について紹介してきましたが、「POSレジ」で伝票の作成・管理を行うことも可能です。
POSレジとは「販売情報の管理を行う機能が搭載されたレジ」のことを指し、伝票作成において以下のようなメリットを享受できます。
- ・事前に商品登録を行っておくことで、簡単かつ効率よく伝票計算ができる
- ・計算ミス等のヒューマンエラーを大幅になくすことができる
- ・「いつ、何が、どのようなお客様に売れたか」といったデータ分析も行える
特に水商売専用のPOSレジを使えば、セット料金や指名料金の登録も可能ですので、より効率よく伝票作成が行えます。
それではここからは、POSレジを用いた場合の伝票作成・管理の方法をチェックしていきましょう。
お客さんの来店時
まずお客さんの来店時には、iPadを起動し人数やセット料金を入力します。
ほんの数タップするだけの作業です。
注文時
続いて、注文時はiPadの注文画面からメニューのボタンを押すだけでOKです。
この際のポイントとしては、
- ・いちいち商品の値段を覚えていなくてもいい
- ・ボタンを押し間違えたりしない限りは計算ミスが起きない
- ・「どのキャストに」までも記録できるため、キャストも安心して働ける
といった部分が挙げられ、かなりの効率化が図れることがわかります。
会計時
会計時にはボタンを1つ押すだけで伝票の作成が可能です。
この際、手書きの伝票ですといくらでもぼったくれてしまうため、手書きに対して不信感を抱くお客さんも決して少なくはありません。
しかしPOSレジであれば、機械での伝票であることに加えて、内訳等も表示されるため、明朗会計としてお客さんからの信頼を得ることもできます。
閉店後の作業
POSレジですと、閉店後の売上計算に関しては自動で済ませてくれます。
かなりの時間短縮が図れますので、体力回復のために時間を割いたり、別の業務に費やす時間を増やせたりのメリットに繋がるでしょう。
スナックで紙の伝票がお勧めできない理由
ここまでPOSレジと紙伝票の伝票作成方法を紹介してきましたが、結論として「スナックでは紙伝票はおすすめできない」といえます。
スナック経営においてはズバリPOSレジを利用するべきですので、その理由を5つ紹介していきます。
スナックは接客業であり接客を優先するべき
まず前提として、スナックは接客業です。
お客さんが来なければ繁盛することはなく、そのためにお客さんの満足は不可欠。
そうなると、業務の優先度は「伝票作成」よりも「接客」の方が遥かに高いことがお分かりいただけるでしょう。
POSレジを利用して、伝票作成に割く時間をお客さんのために使えるようになれば、よりお店の繁盛に繋がるはずです。
会計時のミスがなくなる
続いて、POSレジは会計時のミスをなくせる点も優秀です。
紙伝票ですと自身で計算をする必要がありますが、人が管理を行う以上、以下のミスが発生する可能性は決して0ではありません。
- ・書き忘れ
- ・計算ミス
- ・商品の値段の記憶違い
特にスナック経営だとお酒を飲みながら伝票を作成するケースもあるでしょう。
その際に伝票作成でミスがあると、前述したようにお客さん・キャスト・税務署等に不信感を抱かせてしまう事に繋がりますので、POSレジを用いたほうが安心して経営が出来ます。
明朗会計が大事
POSレジを利用することで、「明朗会計」としてお客さんからの信頼を得やすくなります。
内訳や途中会計等も表示できるので「このお店なら安心だ」と思ってもらいやすくなり、リピーターの獲得に繋がるはずです。
一方で、紙伝票で明朗会計を実現するためには、注文の度に内容を記入しなくてはいけなくなり、作業の手間とミスのリスクが大幅に増えてしまいます。
それに、そもそも紙伝票だといくらでも偽れてしまうため、疑いが強いお客さんや夜のお店に慣れていないお客さんには悪い印象を与えてしまうかもしれません。
明朗会計はとても大切になりますので水商売（キャバクラetc）これ1つで信頼を獲得できる明朗会計もご確認ください。
仕事終わりの作業が面倒
紙伝票だと仕事終わりの作業が負担になりやすいです。
やっとの思いで営業を終えた後に売上の計算を行わなくてはいけないため、中々自分の時間が取れなくなってしまうこともあります。
しかしPOSレジなら自動で計算を済ませてくれるので、短時間で締め作業を終わらせることが可能です。
伝票の保存が簡単
紙伝票は、税務署が来た時のために伝票をすべて保存しておく必要があります。
数が多いと段ボール等に入れなくてはいけなかったりと、場所を取ってしまうこともあるでしょう。
しかし、POSレジであればクラウドにすべてデータが保存されるため、
- ・現物を取っておく必要がない
- ・紛失等の心配がない
- ・税理士に依頼する場合、紙より手間が減るためコストを抑えられる
といったメリットが得られます。
POSレジを使ったほうがいい店舗
POSレジのメリットについて触れてきましたが、ここからは「特にPOSレジを使った方がいい店舗」の特徴を3つ紹介していきます。
メニューが多い店舗
POSレジを使った方がいい店舗の特徴1点目は、「メニューが多い」こと。
メニューが多ければ多いほど料金を記憶しておくことが難しくなるため、確認の手間の増加や、ミスの発生に繋がります。
POSレジは商品の登録さえ済ませておけば簡単にオーダーができるため、かなりの効率化が図れるでしょう。
キャストがいる店舗
POSレジを使った方がいい店舗の特徴2点目は、「キャストがいる」こと。
キャストがいる場合はドリンクバック等を正確に把握しておかないと、キャストが不信感を抱いたり、安心して働けなかったりのリスクに繋がります。
水商売専門のPOSレジならばドリンクバックも記録できるので、キャストがいる店舗であれば、「キャストのためにも」POSレジの導入を勧めます。
接客に集中したい店舗
POSレジを使った方がいい店舗の特徴3点目は、「オーナー（ママ）が接客に集中したい」こと。
オーナーの人間力や人脈で成り立っているタイプの店舗だと、オーナーが接客に費やせる時間は多ければ多いほど顧客満足に繋がります。
特にスナックの場合だと「ママに会いに来た」というケースも珍しくないと思いますので、伝票作成に費やす時間は積極的に省くべきだといえるでしょう。
紙伝票からPOSレジに変更する際のよくある疑問
最後に、紙伝票からPOSレジに変更する際の「よくある疑問」にお答えしていきます。
POSレジだと伝票の付け間違えの修正ができないのでは？
POSレジだと伝票をつけ間違えた際に修正できないのでは、と不安に思う方いらっしゃいますが、その心配はありません。
修正や削除も簡単に行えますので、安心してご利用できます。
データが流出したりする恐れがあるのでは？
POSレジだとデータが流出したり、iPadを持っていかれてしまうケースを危惧する方もいらっしゃいます。
しかしパスワードや管理者設定によるデータのロックが可能です。
データはクラウド上に保存されていることから、仮に盗難されたとしても。他の端末からでもアクセスできます。
また、オーナー様には専用の権限も付与されています。万が一の際にはパスワードを変更することで、オーナー様以外データを確認することができないように設定することも可能です。
そういった意味では、むしろ紙伝票の方が盗難・紛失した場合のリスクが大きいといえるでしょう。
iPadが壊れたらデータも消えてしまう？
クラウド上にデータが保存されますので、iPadが壊れた場合でも、他の端末からアクセス可能です。
営業前に急にiPadが使えなくなった場合でも、予備のiPadや急いで購入に行けば、すぐに使えるようになります。
機械の操作がよくわからないけれど大丈夫？
弊社の「TRUST」ならiPadで利用できますので、直感的かつわかりやすい操作が可能です。
過去には70代の方にもご利用いただいていました。ボタンは全て直感的でわかりやすくなっています。
スナックで紙伝票は効率が悪いので、POSレジの導入がおすすめ
紙伝票だとどうしてもミスが発生したり大きく時間を取られたりと、正直効率が良くありません。
しかしPOSレジであれば安心して伝票管理が行えるようになりますので、以下のようなメリットを享受することができます。
- ・伝票作成の時間短縮が図れて、経営や接客に集中できる
- ・伝票ミスが減り、税務調査にも安心して備えられる
やはりスナックを経営する以上、「お店を繁盛させる」ことは大きな目標であるはず。
TRUSTはそのお力になれるはずですので、ぜひPOSレジの導入をご検討ください。
